Khoa học chứng minh: Sếp nên nói ít lại trong các cuộc họp

Khoa học về cuộc họp

Gần 1 tỷ cuộc họp diễn ra mỗi ngày trên toàn cầu. Các giám đốc điều hành dành gần 3/4 ngày làm việc của họ trong các cuộc họp. Việc lập kế hoạch và chủ trì các cuộc họp ngốn phần lớn thời gian của người quản lý. Tại phần lớn thế giới công nghiệp hóa, các cuộc họp vừa là nhịp đập vừa là mối đe dọa trong đời sống công việc của mọi người.

Cho dù lượng thời gian dành cho các cuộc họp nơi công sở là rất lớn, liệu chúng ta có biết chúng đạt được những gì hoặc làm thế nào để chúng đáng giá nhất có thể hay không? Trong nhiều thập kỷ, câu trả lời là... thực ra là không. Các cuộc họp không phải là một chủ đề nghiên cứu dễ tiếp cận. Nhưng điều đó đã thay đổi. Từng là một lĩnh vực thích hợp nhỏ bé, "khoa học cuộc họp" đang là một chuyên ngành phát triển giữa các nhà tâm lý học tổ chức và xã hội. Lĩnh vực này đang tăng tốc khi các cuộc họp ảo được lưu trữ cung cấp lượng dữ liệu khổng lồ.

Dẫn dắt bằng việc lắng nghe

Trong một thí nghiệm, các nhà nghiên cứu đã trích xuất dữ liệu từ các cuộc họp được ghi lại bằng video để nghiên cứu cách giao tiếp của nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến sự tương tác của nhóm trong quá trình ra quyết định. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng việc đặt câu hỏi tôn trọng, ân cần của các nhà lãnh đạo cuộc họp đã nâng cao hiệu suất của nhóm, trái ngược với việc lãnh đạo đặt câu hỏi nhưng không chú ý lắng nghe phản hồi.

Nghiên cứu cũng liên tục tiết lộ tầm quan trọng của việc lắng nghe chủ động, không chỉ là sự thừa nhận thụ động từ người nghe mà còn tích cực đưa ra phản hồi chu đáo. Trong các cuộc họp ảo, vì mọi người đều học cách tắt tiếng khi không nói, rất thường xuyên, việc lắng nghe chủ động bị triệt tiêu hoàn toàn.

Sự cân bằng giữa lắng nghe và nói cũng có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của cuộc họp. Các nhà lãnh đạo cuộc họp và những người tham gia có thể giữ góc nhìn rất khác nhau về việc liệu cuộc họp có thành công hay không. Lãnh đạo thường nói nhiều nhất, đó cũng là lý do tại sao họ thường nghĩ các cuộc họp của mình khá tốt.

Thu hút người tham gia

Các nhà điều hành có thể tăng khả năng thành công của cuộc họp bằng cách đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe. Các chuyên gia khuyến nghị một kỹ thuật gọi là động não im lặng để tất cả những người tham gia, kể cả những người nhút nhát và miễn cưỡng, tham gia vào việc tạo ra ý tưởng. Phương pháp này liên quan đến việc tạo ra một không gian ảo được chia sẻ, chẳng hạn như trò chuyện hoặc tài liệu trực tuyến, nơi tất cả những người tham gia đóng góp cùng một lúc.

Các nghiên cứu về sự hòa nhập trong cuộc họp cũng chú ý đến nhu cầu của những người tham gia đa dạng thần kinh. Các thực hành như giảm thiểu sự xao lãng, ghi chép lại hướng dẫn, sử dụng lịch chung và xây dựng các khoảng thời gian kiểm tra thường xuyên có thể mang lại lợi ích cho mọi nhân viên, đặc biệt hữu ích cho những người gặp chứng ADHD.

Các phương pháp họp hiệu quả không kết thúc khi cuộc họp kết thúc. Sau một cuộc họp, các nhà lãnh đạo có thể đảm bảo đó là thời gian được sử dụng hiệu quả bằng cách truyền đạt các hành động tiếp theo cho những người tham gia, thực hiện các bước cụ thể để triển khai các ý tưởng và nhiệm vụ được tạo ra trong cuộc họp.